Charte de Confidentialité

SOFTNEXAN TECH SASU s'engage à traiter vos données personnelles avec le plus grand soin, dans le respect de votre vie privée et conformément aux principes fondamentaux de protection des données applicables en zone CEMAC.

La présente Charte de Confidentialité décrit la manière dont SOFTNEXAN TECH SASU (ci-après « SOFTNEXAN », « nous » ou « la Société »), société à responsabilité limitée de droit gabonais constituée conformément aux dispositions de l'Acte Uniforme OHADA relatif au droit des sociétés commerciales, dont le siège social est établi à Libreville, République Gabonaise, collecte, traite, conserve et protège les données personnelles des utilisateurs de son site internet https://softnexan-tech.com et de ses solutions logicielles (NEXAN SUITE).

Bien que le Gabon ne dispose pas à ce jour d'une législation nationale exhaustive sur la protection des données personnelles au sens d'une loi dédiée, SOFTNEXAN TECH SASU s'engage volontairement à respecter les principes et standards reconnus internationalement, notamment ceux du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — UE 2016/679), ainsi que les orientations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) française, à titre de référentiel de bonnes pratiques.

SOFTNEXAN collecte uniquement les données strictement nécessaires à la fourniture de ses services, conformément au principe de minimisation des données. Les données collectées se répartissent en plusieurs catégories selon leur source et leur usage.

2.1 — Données collectées via les formulaires de contact

2.2 — Données collectées lors de la création de compte utilisateur

2.3 — Données collectées automatiquement (navigation)

Lors de la consultation du site, certaines données techniques sont collectées automatiquement par nos serveurs et outils d'analyse :

• Adresse IP anonymisée (les deux derniers octets sont masqués)
• Type et version du navigateur web
• Système d'exploitation de l'appareil
• Pages visitées, durée de session, chemin de navigation
• Source du trafic (référent, campagne marketing le cas échéant)
• Résolution d'écran et langue du navigateur

Conformément au principe de limitation des finalités, SOFTNEXAN traite vos données personnelles exclusivement pour les objectifs clairement définis ci-après, sur la base de fondements juridiques légitimes et appropriés.

Conformément au principe de limitation de la conservation, les données personnelles ne sont pas conservées au-delà de ce qui est strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Les durées applicables sont les suivantes :

À l'issue des durées de conservation, les données sont soit supprimées de façon définitive et sécurisée (écrasement cryptographique), soit anonymisées de manière irréversible afin d'être utilisées à des fins statistiques agrégées, sans qu'il soit possible d'identifier les personnes concernées.

SOFTNEXAN reconnaît et garantit l'exercice des droits fondamentaux des personnes dont les données sont traitées. Conformément aux principes que nous nous sommes engagés à respecter, vous disposez des droits suivants :

5.1 — Modalités d'exercice des droits

Pour exercer l'un de ces droits, adressez votre demande par écrit à l'adresse e-mail contact@softnexan-tech.com, en indiquant clairement :

• Vos nom, prénom et adresse e-mail associée à votre compte ou demande
• La nature du droit que vous souhaitez exercer
• La description précise des données concernées
• Une copie d'une pièce d'identité valide (passeport, CNI) si nécessaire à votre identification

SOFTNEXAN ne vend, ne loue et ne cède jamais vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales propres. Le partage de données est limité aux seuls sous-traitants et prestataires techniques indispensables à la fourniture des services, agissant selon nos instructions strictes et contractuellement liés à des obligations de confidentialité.

6.1 — Sous-traitants et prestataires techniques

6.2 — Autres divulgations légalement obligatoires

SOFTNEXAN peut être légalement contrainte de divulguer des données personnelles dans les cas suivants, sans que cela constitue une violation de la présente charte :

• Sur injonction d'une autorité judiciaire gabonaise compétente (tribunal, parquet)
• Dans le cadre d'une enquête pénale ou administrative nationale
• Pour prévenir ou réprimer une fraude avérée ou tentée
• Pour assurer la sécurité de nos systèmes et de nos clients

SOFTNEXAN est une société gabonaise dont les clients sont principalement localisés en Afrique centrale (zone CEMAC : Gabon, Cameroun, Congo, Tchad, RCA, Guinée équatoriale). Certains de nos prestataires techniques (Supabase, Formspree, Google) traitent des données en dehors de cette zone, notamment aux États-Unis et en Europe.

Pour tout transfert vers des pays ne disposant pas d'un niveau de protection adéquat reconnu, SOFTNEXAN s'assure que des garanties appropriées sont en place, notamment :

• Les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission européenne, applicables aux transferts vers des sous-traitants établis aux États-Unis (ex. : Formspree)
• Les certifications et mesures techniques complémentaires (chiffrement en transit et au repos, pseudonymisation des données sensibles)
• L'hébergement des données de base de la plateforme NEXAN SUITE sur des serveurs localisés dans l'Union Européenne (Frankfurt, Allemagne) via Supabase, offrant un niveau de protection élevé
• La conformité d'Infomaniak au droit suisse, reconnu par l'UE comme équivalent pour la protection des données

SOFTNEXAN met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, proportionnées aux risques identifiés, afin de garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité permanente de vos données personnelles.

8.1 — Mesures techniques

• Chiffrement de toutes les communications par protocole TLS 1.3 (certificat SSL/HTTPS obligatoire)
• Chiffrement des données au repos par algorithme AES-256 sur l'infrastructure Supabase
• Mots de passe stockés sous forme de hachage bcrypt avec sel cryptographique unique
• Authentification multi-facteurs (MFA) disponible et recommandée pour tous les comptes
• Journalisation complète des accès et actions (audit logs) avec horodatage sécurisé
• Sauvegardes automatiques quotidiennes, chiffrées et géographiquement distribuées
• Tests de pénétration et audits de sécurité réguliers

8.2 — Mesures organisationnelles

• Accès aux données limité selon le principe du moindre privilège (need-to-know basis)
• Formation régulière des équipes aux bonnes pratiques de cybersécurité
• Procédure documentée de gestion des incidents et violations de données
• Désignation d'un Délégué à la Protection des Données (DPO) interne
• Revue périodique des droits d'accès et des habilitations
• Accord de confidentialité signé par tout collaborateur accédant aux données

8.3 — Notification en cas de violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, SOFTNEXAN s'engage à vous en informer dans les meilleurs délais (dans les 72 heures suivant la découverte de la violation pour les autorités compétentes, et sans délai injustifié pour les personnes concernées), conformément aux dispositions de l'article 33 du RGPD, pris comme référentiel.

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone) lors de la consultation d'un site web. SOFTNEXAN utilise des cookies dans les limites strictement nécessaires au fonctionnement du site et à l'amélioration de votre expérience.

9.1 — Inventaire des cookies utilisés

9.2 — Gestion de vos préférences de cookies

Lors de votre première visite sur le site, un bandeau de consentement vous permet d'accepter ou de refuser les cookies non essentiels. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment. Vous pouvez également gérer les cookies directement depuis votre navigateur :

• Google Chrome : Menu → Paramètres → Confidentialité et sécurité → Cookies
• Mozilla Firefox : Menu → Paramètres → Vie privée et sécurité → Cookies
• Microsoft Edge : Menu → Paramètres → Cookies et autorisations de site
• Safari : Préférences → Confidentialité → Gérer les données de site

Les services proposés par SOFTNEXAN TECH SASU (l'ensemble de la gamme NEXAN — NEXAN SUITE, NEXAN FIN, NEXAN GRC, NEXAN COM, NEXAN FLOW, NEXAN OPS, NEXAN INSIGHT, NEXAN GROWTH, NEXAN PAY, NEXAN ONE, NEXAN PLACE, NEXAN PEOPLE — et le site softnexan-tech.com) sont exclusivement destinés à un public professionnel et à des entreprises. SOFTNEXAN ne collecte sciemment aucune donnée personnelle concernant des personnes âgées de moins de 18 ans.

Si vous avez connaissance qu'un mineur nous a transmis des données personnelles sans le consentement parental requis, nous vous invitons à en informer immédiatement notre Délégué à la Protection des Données afin que nous procédions à la suppression de ces données dans les meilleurs délais.

SOFTNEXAN se réserve le droit de modifier la présente Charte de Confidentialité à tout moment, notamment pour tenir compte :

• De l'évolution de la réglementation applicable au Gabon, en zone CEMAC ou à l'international
• De l'évolution des services NEXAN SUITE et des fonctionnalités proposées
• De l'intégration de nouveaux prestataires ou partenaires techniques
• Des recommandations émises par des autorités de contrôle compétentes

Toute modification substantielle sera portée à votre connaissance au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, par e-mail pour les utilisateurs disposant d'un compte, et par un avis visible sur le site pour les visiteurs. La poursuite de l'utilisation des services après la date d'entrée en vigueur de la nouvelle version vaut acceptation des modifications.

L'historique des versions de cette charte est disponible sur demande auprès de notre Délégué à la Protection des Données. La version en vigueur est celle disponible à l'adresse https://softnexan-tech.com/documents/charte-confidentialite.html.

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, à l'exercice de vos droits, ou pour signaler un incident de sécurité, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPO) via les coordonnées ci-dessous :

12.1 — Droit de recours

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits en matière de données personnelles ne sont pas respectés, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente. En l'absence d'autorité nationale de protection des données personnelles au Gabon, vous pouvez vous adresser :

• À la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) — France, pour les traitements impliquant des données hébergées dans l'UE (www.cnil.fr)
• À la Commission Nationale des Droits de l'Homme du Gabon (CNDH) pour tout litige relevant du droit gabonais
• Aux juridictions compétentes du Tribunal de Première Instance de Libreville pour toute action en responsabilité civile